Articolazione degli uffici - Amministrazione trasparente

Riferimenti normativi: 

Art. 13 c. 1 lett. b,c

Direttore dei servizi generali e amministrativi:

Bonafede Maria

Area D

• Svolge attività lavorativa di rilevante complessità ed avente rilevanza esterna. Sovrintende, con autonomia operativa, ai servizi  generali amministrativo-contabili e ne cura l'organizzazione svolgendo funzioni di coordinamento, promozione delle attività e verifica dei risultati conseguiti, rispetto agli obiettivi assegnati ed agli indirizzi impartiti,  al personale ATA, posto alle sue dirette dipendenze. 
• Organizza autonomamente l’attività del personale ATA nell’ambito delle direttive del dirigente scolastico. Attribuisce al personale ATA, nell’ambito del piano delle attività, incarichi di natura organizzativa e le prestazioni eccedenti l’orario d’obbligo, quando necessario. Svolge con autonomia operativa e responsabilità diretta attività di istruzione, predisposizione e formalizzazione degli atti amministrativi e contabili; è funzionario delegato, ufficiale rogante e consegnatario dei beni mobili.
• Può svolgere attività di studio e di elaborazione di piani e programmi richiedenti specifica specializzazione professionale, con autonoma determinazione dei processi formativi ed attuativi. Può svolgere incarichi di attività tutoriale, di aggiornamento e formazione nei confronti del personale. Possono essergli affidati incarichi ispettivi nell'ambito delle istituzioni scolastiche.

Area Alunni:

Vinci Giacoma Lidia con il supporto di Greco Giovanna

• Gestione corrispondenza con le famiglie anche via SMS; Certificazione varia e tenuta registri-esoneri educazione fisica;
• Gestione assenze e ritardi;
• Tenuta fascicoli e registri alunni, compreso il registro generale dei voti;
• Gestione registro elettronico del professore;
• Gestione statistiche, richiesta o trasmissione documenti;
• Gestione pagelle, diplomi, tabelloni scrutini;
• Gestione completa degli alunni: iscrizione - diploma con eventuale trasmissione del fascicolo alunno;
• Gestione e procedura per sussidi didattici;
• Rapporti con Medicina Scolastica;
• Raccolta dati per monitoraggio del P.T.O.F. e collaborazione docenti funzioni strumentali;
• Monitoraggi e/o rilevazioni relativi all'area alunni;
• Esami di Stato;
• Gestione ed organizzazione viaggi di istruzione, scambi culturali, gemellaggi etc., in collaborazione con i docenti incaricati di funzione strumentale;
• Attività extrascolastiche;
• Gestione assicurazione alunni;
• Gestione infortuni alunni/personale, tenuta registri infortunio alunni, personale, denunce INAIL e assicurazione scolastica;
• Adozioni libri di testo e collaborazione con i docenti;
• Pratiche alunni disabili;
• Rapporti con il Comune e la Provincia, relativi agli alunnu;
• Preparazione del materiale per le elezioni degli organi collegiali e della RSU;
• Attività propedeutiche alla formazione degli Organici (formazioni classi, organico docente e ATA);
• Gestione delle richieste delle borse di studio alunni, contributi etc.;
• Gestione INVALSI;
• Alternanza Scuola Lavoro;

 Area Affari generali e protocollo

Pizzo Antonio :

• Tenuta registro protocollo informatico e degli archivi corrente e storico, compresa la trasmissione di atti, documenti e corrispondenza destinate all'esterno;
• Fonogrammi e relativa registrazione;
• Rilevazione scioperi personale;
• Scarico delle news da Intranet e della Posta elettronica in arrivo compresa la PEC;
• Trasmissione e-mail alle scuole, Ministero ed Uffici di competenza;
• Collaborazione con la Dirigenza e il Direttore SGA in merito alla stesura e alla trasmissione della corrispondenza interna ed esterna;
• Archiviazione degli Atti;
• Front-office ed ufficio URP;
• Tenuta e controllo pratiche relativi a progetti;
• Convocazione organi collegiali e Pubblicazioni all'Albo istituto, Sezione trasparenza delle relative delibere;
• Distribuzione modulistica varia personale interno/esterno;
• Gestione area affari generali;
• Procedure di salvataggio del giornale di protocollo giornaliero.

Area contabilità

Vinci Salvatore

• Gestione contabilità di magazzino, Buoni d'ordine, carico e scarico;
• Ricezione merce e relativo controllo;
• Carico e scarico del materiale di facile consumo e tenuta del registro;
• Controlli dei fornitori DURC - Registrazioni riservate ANAC, Casellario giudiziale, anticontraffazione, antimafia, Agenzia Entrate, Camerale;
• Richiesta smartCIG e CUP;
• Prenotazione autobus per uscite didattiche e controllo sulle liste dei partecipanti;
• Scarico fatture elettroniche e loro protocollazione;
• Registrazione delle minute spese.
• In collaborazione con la collega che si occupa di contabilità effettuerà indagini di mercato per acquisizioni di beni e servizi, richieste preventivi e ordini di acquisto sia con procedura ordinaria che con procedura MePA;

Sciacca Rosa Giovanna:

• Collaborazione con il DSGA per stesura ed archiviazione atti relativi al Programma Annuale, al Conto Consuntivo;
• Istruttoria relativa all'acquisizione di beni e/o servizi, verifiche ex ante ed ex post sui fornitori (esempio: DURC, Casellario giudiziale, anticontraffazione, antimafia, equitalia);
• Emissione buoni d'ordine, ricezione materiale ordinato;
• Richiesta CIG, adempimenti AVCP; verifiche su acquisti in rete P. A.;
• Tenuta registro contratti acquisizione beni e servizi, predisposizione atti per il pagamento di fatture, ricevute e delle spese postali;
• Gestione patrimonio scolastico;
• Collaborazione con il collega che sì occupa di personale per la predisposizione dei contratti e/o convenzioni con esperti esterni
• Collaborazione con il collega che si occupa del patrimonio del Liceo;
• Tenuta del giornale di cassa e dei partitari, delle variazioni al programma, della verifica del programma al 30/6 di ogni anno finanziario, della tenuta degli atti relativi a riscossioni e pagamenti, emissione di mandati e reversali , tenuta del registro accantonamento ritenute, tenuta del registro dei contratti, degli atti costituenti il  conto  consuntivo,  tenuta  degli atti relativi alle verifiche di cassa, del registro dei verbali  dei  revisori  dei  conti,  dei rapporti con l'istituto cassiere.
• Versamento di  tutte  le ritenute ed oneri riflessi relativi  ai vari pagamenti al personale nei tempi prescritti dalla norma;
• Compilazione modelli UNIEMENS se necessari;
• Predisposizione del rendiconto dei fondi assegnati dall'Amministrazione Provinciale in virtù della legge n° 23/ 96;
• Collaborazione con il DSGA per liquidazione e pagamento delle competenze accessorie al personale con contratto a tempo determinato ed indeterminato, liquidazione e pagamento degli emolumenti a terzi e relativa predisposizione dei contratti o convenzioni;
• Calcolo, liquidazione e pagamento delle competenze per esami di idoneità, maturità e indennità di missione; rilascio delle certificazioni fiscali ad esperti esterni ai f ini della dichiarazione dei redditi (DPR 600/73);
• Tenuta del registro del conto corrente postale;
• Collaborazione con il DSGA per compilazione dei modelli CU, se necessari, per predisposizione del modello 770 , predisposizione della dichiarazione IRAP;
• Predisposizione degli atti relativi al conguaglio fiscale (ex PRE 1996 ) ove necessario, e trasmissione telematica  al  MEF;
• Inserimento nell'Anagrafe   delle   Prestazioni  (Dipartimento Funzione Pubblica), in collaborazione con l'assistente  che  si  occupa  di personale, dei dati relativi a contratti stipulati con esperti esterni e degli  impiegati interni alla pubblica amministrazione, ai quali il Dirigente scolastico, in virtù dell'art . 53 del D.L.vo 165/ 2001, ha rilasciato formale autorizzazione;
• Collaborazione con il DSGA per inserimento dati in piattaforma PCC, pagamento fatture elettroniche;
• In collaborazione con la collega Greco G. carico del Materiale acquistato sul Registro Inventario e tenuta dello stesso;
• Carico e scarico del materiale di facile consumo e tenuta del Registro;
• Archiviazione proprie pratiche di propria competenza;
• Uso di segreteria digitale per progressiva dematerializzazione e conservazione sostitutiva;
• Supporto alla gestione delle liquidazioni dei PON FESR ed FSE.
• Controllo della quadratura contabile del registro del conto corrente postale con il registro tenuto dalla scuola.

Genna Giuseppe

• Gestione e aggiornamento delle registrazioni sul software del conto postale per la generazione del registro del conto corrente postale;

Area patrimonio

Greco Giovanna

• Tenuta dei registri Inventario;
• Carico/Scarico del Materiale acquistato/dismesso sul Registro Inventario;
• Predisposizione atti inerenti i beni del liceo;
• Predisposizione atti per la consegna ai subconsegnatari

Area Personale

 Bellomo Susanna

• Gestione contratti personale a tempo indeterminato e determinato e relativi adempimenti cartacei e telematici (esempio: portale SIDI, comunicazione telematica obbligatoria Ministero del Lavoro, MEF etc.);
• Provvedimenti di nomina personale docente e non;
• Fonogrammi e relativa registrazione;
• Tenuta registro contratti e dello stato del personale;
• Collaborazione con il collega che si occupa di contabilità per la predisposizione dei contratti e/o convenzioni con esperti esterni;
• Individuazione e reclutamento del personale da assumere a tempo determinato per supplenze brevi e saltuarie (telegrammi, fonogrammi con registrazione, e-mail di individuazione di nomina) e predisposizione del relativo contratto di lavoro con l'ausilio delle procedure SIDI e ARGO, pubbicazione in Albo on line l'individuazione;
• Pubblicazione su amministrazione trasparente delle tabelle relative alle assenze del personale e alle nomine per supplenze;
• Graduatorie degli aspiranti supplenti e quelle interne di istituto per individuare eventuali casi di soprannumerari;
• Istruttoria delle pratiche relative alla dichiarazione dei servizi;
• Predisposizione del Modello TFR/1 e TFR/2 per il personale con contratto a tempo determinato e conseguente invio telematico, qualora ancora necessario;
• Istruttoria delle pratiche inerenti alla cessazione dal servizio del personale e relativi adempimenti (Portale SIDI, Comunicazione al Ministero del Lavoro, INPDAP/INPS etc);
• Istruttoria delle pratiche relative ad eventuali richieste di pensione, di inidoneità o di invalidità;
• Predisposizione graduatorie interne relative ai trasferimenti e/o alla mobilità;
• Istruttoria pratiche per trasferimenti, passaggi personale docente/ATA con la relativa digitazione al SIDI;
• Redazione dei certificati di servizio al personale, emissione dei decreti di congedo e di assenza del personale;
• Trasmissione della richiesta e ricezione fascicoli del personale;
• Preparazione e predisposizione modulistica relativa alla propria area;
• Predisposizione delle ricostruzioni della carriera, passaggi di ruolo o qualifica ed aggiornamento degli inquadramenti retributivi a seguito dei rinnovi contrattuali;
• Tenuta dei fascicoli del personale;
• Cura delle richieste di visite medico fiscali, della conservazione degli atti concernenti i corsi di aggiornamento;
• Predisposizione dei formali decreti di assegnazione dei docenti alle classi, della predisposizione del quadro sinottico della composizione dei vari consigli di classe, dei coordinatori delle classi.
• Tenuta delle informazioni relative a tutto il personale per la formulazione dell'organico di diritto e di fatto;
• Decreti assegnazioni ore eccedenti curricolari;
• Predisposizione dei decreti di affidamento di incarichi a seguito di attività retribuite con il fondo dell'istituzione e non;
• Tenuta scrupolosa del sistema informatico circa lo stato di servizio del personale;
• Tenuta e stampa del registro delle assenze del personale in servizio presso l'istituto, con invio alla Ragioneria Provinciale dello Stato ed al DPT di decreti che comportano eventuali decurtazioni di stipendio con modalità PEC;
• Predisposizione dei decreti relativa alla conferma del personale con contratto a tempo indeterminato
• Comunicazione, attraverso Sciopnet e Assenzenet, del personale che ha preso parte a scioperi e/o è stato assente e relativa trasmissione telematica al MIUR;
• Comunicazione, attraverso Sciopnet e Assenzenet, del personale che ha preso parte a scioperi e/o è stato assente e relativa trasmissione telematica al MIUR;
• Tenuta dei dati relativi ai permessi sindacali fruiti dai dipendenti e relative comunicazioni al MIUR;
• Tenuta del registro della richiesta di partecipazione ad assemblee;
• Visite di controllo al personale utilizzato in altri compiti;
• Monitoraggi e rilevazioni relativi all'area di personale (per esempio su PERLA PA Permessi Legge 104 etc);
• Gestione pratiche INPDAP/INPS e/o altri enti per piccolo prestito e/o cessione del quinto di  stipendio;
• Gestione infortuni personale,  tenuta registri  infortunio  personale,  denunce INAIL e assicurazione scolastica;
• Inserimento nell'Anagrafe delle Prestazioni (Dipartimento Funzione Pubblica), in collaborazione con l'assistente che si occupa di contabilità, dei dati relativi a contratti stipulati con esperti esterni e degli impiegati interni alla pubblica amministrazione, ai quali il Dirigente scolastico, in virtù dell'art. 53 del D.L.vo 165/2001, ha rilasciato formale autorizzazione;

Greco Giovanna

• Predisposizione ordini di servizio al personale Ata;
• Digitazione delle comunicazioni interne al personale predisposte dal Direttore dei servizi generali ed amministrativi;
• Controllo e aggiornamento quotidiano dei registri delle presenze del personale e predisposizione piano recuperi e ritardi del personale ATA
• Predisposizione piano annuale ferie ATA;
• Gestione pratiche INPDAP/INPS e/o altri enti per piccolo prestito e/o cessione del quinto di  stipendio;
• Gestione infortuni personale,  tenuta registri  infortunio  personale,  denunce INAIL e assicurazione scolastica;
• Archiviazione delle proprie pratiche;
• Sostituzione colleghi assenti delle varie aree al bisogno;
• Uso di segreteria digitale per progressiva dematerializzazione e conservazione sostitutiva.
• Registrare le domande di assenze conseguenti a ferie, permessi retribuiti e permessi brevi, soltanto se su di esse è posto il visto di concessione da parte del Dirigente o del Direttore per il personale ATA;
• Rilasciare al personale ATA il quadro orario delle ore prestate in eccedenza o da recuperare entro il 20 del mese successivo;
• Effettuare le richieste per le visite fiscali ai dipendenti assenti per motivi di salute.

Genna Giuseppe

• Rilasciare al personale ATA il quadro orario delle ore prestate in eccedenza o da recuperare entro il 20 del mese successivo;
• Effettuare il controllo delle timbrature del personale ATA e procedere alle correzioni e riprogrammazioni del software presenze.
• Rilasciare al personale ATA il quadro orario delle ore prestate in eccedenza o da recuperare entro il 20 del mese successivo;